ایلام حساب

جهت نصب نرم افزارGC XM بر روی سیستم تان نیاز به win XP و CD drive  دارید. CD را باید در درایو CD قرار دهید،  تا نرم افزار نصب به صورت خودکار اجرا شود. چنانچه برنامه به صورت خودکار اجرا نشد،  آن را بصورت دستی و از طریق setup.exe اجرا نمایید.

کلید نصب را فشار دهید، تا برنامه شروع به نصب نرم افزار نماید. هنگام نصب برنامه، چند پرسش کوتاه از شما می نماید. جوابهای پیش فرض آن را انتخاب نموده و در صورتی که خواستید می توانید آنها را تغییر دهید.  کلید "next" را برای ادامه ی نصب، کلیک کنید و جهت شروع کپی، فایلهای مورد نیاز بر روی سیستم کلید "Install" را کلیک کنید. پس از پایان نصب، تاریخ کامپیوتر را دقیق تنظیم نموده و برنامه را اجرا نمایید. برنامه چند مشخصه را هنگام اجرا از شما درخواست می نماید. در وارد کردن اطلاعات دقت نمایید. این اطلاعات عبارتند از :

نام خریدار :

آدرس :

تاریخ خرید :

شماره سریال :

اطلاعات بالا فقط یکبار و در اولین اجرا از شما درخواست می شود. پس از ورود اطلاعات، قفل سخت افزاری را پشت سیستم نصب نموده و کلید "تایید" را بزنید. در صورتی که اطلاعات ورودی صحیح باشد، صفحه شروع برنامه نمایش داده می شود که شامل دو ورودی "نام" و "رمز ورود" است. جهت ورود، در هر دو جعبه عدد "یک (١)" را وارد نموده و کلید "ادامه" را کلیک کنید .

اجرای نرم افزار (GC XM ) و کار با آن :

پس از نصب موفقیت آمیز نرم افزار، به مرحله اصلی کار، یعنی اجرا و کار با نرم افزار می رسیم. هدف از این مرحله اداره امور فروشگاهتان با نرم افزار مدیریت اطلاعات GC XM  می باشد. برای اجرای نرم افزار، روی آیکن صفحه نمایش که نام آن GC X Market می باشد دوبار کلیک کنید، در صورتی که این آیکن وجود ندارد از طریق منوی

Start/all programs/ Ghaem Computer (GC)/GCX Market

برنامه را اجرا کنید. توجه نمایید که قبل از اجرا، صفحه نمایش شما بر روی مقدار ٧٦٨*١٠٢٤باشد. زیرا پیش فرض برنامه با این مقدار اندازه گیری شده است، هر چند که با دیگر گزینه ها نیز اجرا می شود .

پس از وارد نمودن "نام" و "رمز ورود" کلید ادامه را بزنید. پنجره ای جهت وارد کردن سال جاری، نمایش داده می شود. بصورت پیش فرض سال نمایش داده شده، همان سال جاری می باشد. چنانچه سال جاری شما متفاوت با این عدد باشد، بایستی قبلا در سالهای پیش، از این نرم افزار استفاده کرده باشید تا بتوانید از اطلاعات قبلی آن استفاده نمایید. کلید "ادامه" را برای ورود به صفحه اصلی برنامه کلیک کنید. این صفحه، صفحه اصلی مدیریت برنامه می باشد. در این صفحه قسمتهای مختلفی دیده می شود.

 بازدن این کلید می توانید از این برنامه خارج شوید. قبل از خارج شدن پنجره ای مبنی بر اینکه  " آیا می خواهید از برنامه خارج شوید ؟ " داده می شود. با زدن کلید "بله"  از برنامه خارج می شوید و با زدن کلید "خیر" به برنامه می گردید.

 برای بزرگ کردن و کوچک کردن پنجره اصلی به کار می رود .

  صفحه شما را به صورت کوچک به پایین صفحه مانیتور منتقل می کند. برای برگرداندن صفحه روی همان قسمت کلیک کنید .

روال کار در سیستم  GC XM:

قبل از هر چیز برای کار در این سیستم، از طریق منوی " اصلی " گزینه "رمز گذاری و ثبت نام کارمندان " دسترسی سیستم را تعیین نمایید. به صورت پیش فرض نام کارمند شماره" ١"با رمز "١" با سمت مدیر سیستم تعریف شده است.

کلیدهای عملیاتی:هنگام نمایش بعضی فرم ها کلیدهای عملیاتی زیر نشان داده می شود که همگی عملی مشابه روی رکوردها انجام می دهند.

تعریف کارمند جدید در سیستم    :  GC XM 

جهت تعریف کارمند جدید، دکمه "جدید" یا "F5  "رابزنید. مشخصات فردی و نام رمز را وارد کنید در صورتی که می خواهید به شخص اجازه دسترسی به سیستم GC XM  را بدهید، باید گزینه "اجازه دسترسی " را انتخاب نمایید. پس از آن در قسمت "سطح دسترسی " دسترسی فرد به سیستم GC XM را مشخص نمایید. در صورتی که فرد اجازه دسترسی ندارد، نیازی به انتخاب هیچ یک از گزینه های این قسمت نیست.( جهت انتخاب بر روی جعبه کنار آن کلیک کنید.)

پس از تعریف کارمندان باید نیازمندیهای زیر را به ترتیب گفته شده وارد سیستم نمایید.

 گزینه های قبل حتما باید تعریف شوند، تا بتوانید با سیستم کار کنید.

طرز کار با سیستم به صورت خرید به فروش می باشد. بنابراین تا کالایی خریداری نشود، قابل فروختن نیست.

در ضمن خدمات از گزینه بالا مجزاست. یعنی شما می توانید بدون خرید خدمات، خدمات خود را بفروشید. معرفی خدمات با کلیک بر روی گزینه "خدمات" در فرم معرفی کالا صورت می پذیرد.

خرید، فروش، پیش فاکتور فروش:

این سه فرم دقیقا شبیه به یکدیگر می باشند. بنابراین در این قسمت تنها گزینه "خرید" را توضیح می دهیم. دیگر گزینه ها را نیز شبیه به این گزینه لحاظ کنید.

خرید کالا:کالای خریداری شده به وسیله فرم فاکتور خرید وارد سیستم GC XM  می گردد. این سیستم دارای یک سیستم انبارداری داخلی می باشد. یعنی کالای وارد شده به یک انبار فرضی سپرده می شود و هنگام فروش کالا از این انبار کسر می گردد. برگشت از فروش، انبار را افزایش می دهد. صدور پیش فاکتور به هیچ عنوان مقدار انبار را کاهش نمی دهد. توجه نمایید که هنگام صدور فاکتور فروش و پیش فاکتور فروش سیستم مقدار انبار خود را چک می کند و بر اساس محدودیت هایی که شما هنگام تعریف کالا برای آن تعریف می کنید به شما پیغام می دهد. در صورتی که مقدار فروش فعلی شما بیش از موجودی انبارتان باشد، پیغام کمبود کالا را نمایش خواهد داد.

صدور فاکتور خرید، فروش و پیش فاکتور بصورت زیر باید انجام شود :

١- گزینه جدید را کلیک کنید.

٢- وارد کردن تاریخ خرید، فروش یا صدور پیش فاکتور. (سیستم بصورت پیش فرض تاریخ روز جاری را نمایش خواهد داد. )

٣- مشتری را از لیست لغزنده انتخاب کنید. در صورتی که وجود ندارد دکمه "" کنار آن را کلیک کنید تا به فرم "مشخصات مشتریان" وارد شوید. چنانچه مشتری مورد نظر وجود ندارد، می توانید آن را تعریف نمایید و با زدن کلید   آن را به فرم فاکتور انتقال دهید. سپس در قسمت انتخاب کالا می توانید از دسته بندی و یا گروهبندی استفاده کنید. از این گزینه بستگی به نیازتان استفاده کنید. پس از آن نام کالای خود را از لیست لغزنده "نام کالا " انتخاب نمایید. تعداد آن را وارد کرده و کلید  کناره آن را برای ورود به لیست فاکتور کلیک کنید.

٤- در انتها کلید ذخیره را کلیک کنید.

فرم اصلی فروشگاه:

فرم اصلی فروشگاه محل نمایش کامل یک رکورد خاص می باشد. چنانچه روی هر یک از منوها کلیک کنید نمایش رکوردهای آن منو را می توانید در این قسمت ببینید.

منوی دسترسی:در بالای صفحه منویی به شکل زیر دیده می شود که منوی دسترسی نام دارد.

 از طریق منوی بالا می توان به تمام اطلاعات دسترسی پیدا کرد و همچنین اطلاعات را وارد کرد.

.... اولین گزینه این منو می باشد. از طریق این گزینه می توان لیست تمام فهرستها رامشاهده کرد.

اصلی :

 این منو جهت انجام امور سیستمی استفاده می شود که از موارد زیر تشکیل یافته است :

 پشتیبان گیری : پس از وارد کردن اطلاعات، میتوان در پایان کار با زدن این گزینه اطلاعات را بر روی پشتیبان که همان فلاپی (floppy) می باشد ذخیره کرد. این عمل باعث می شود که اگر زمانی اطلاعات روی کامپیوتر یا سیستم از بین برود از طریق اطلاعات روی فلاپی یا درایو دیگر، به اسناد دسترسی پیدا کرد. بعد از زدن کلید پشتیبان و انجام پشتیبان گیری از برنامه خارج خواهید شد. بنابراین این عمل را باید قبل از خاموش کردن کامپیوتر انجام داد. پس از زدن این کلید اخطاری از سیستم به شما داده می شود. اگر گزینه "yes" را انتخاب کنید پنجره ای روی صفحه باز می شود. پس از آن آدرس کامل درایو پشتیبان نوشته شود.

درایو A : برای ذخیره اطلاعات روی فلاپی می باشد.

مربع :برای ذخیره روی قسمت دیگری از حافظه (دیگر درایو ها) می باشد.

لیست فایلهایی که پشتیبان گیری می شود در قسمت وسط صفحه نمایش نوشته شده است که اطلاعات کامل هر فایل نیز به صورت خودکار لیست شده است. برای حذف فایلی از فایلهای آرشیو می توانید با انتخاب آن (تیک زدن) و کلیک بر روی دکمه "حذف" آن را حذف کنید. 

بازیابی :در واقع عکس عمل پشتیبان گیری را انجام می دهد. اطلاعات را از روی فلاپی یا از درایو دیگر کامپیوتر بر روی سیستم بازیابی می کند.

رمز گذاری و ثبت کارمندان :در ابتدای کار نام و مشخصات کارمندان فروشگاه را وارد کنید. با این روش طریقه دسترسی هر کارمند به سیستم مشخص می شود. سمت چپ این فرم قسمتهایی که کارمند می تواند به سیستم دسترسی داشته باشد را با علامت ( تیک) مشخص کنید.

اخطار سررسید چکها : با زدن این کلید صفحه ای روی این مانیتور نمایش داده می شود که فهرست مشخصات چکهای در راه خریداران را نشان می دهد.

کالاهای موردنیاز : این مورد نیز نشاندهنده فهرست کالاهای کاهش یافته که مورد نیاز می باشند است. برای بستن این صفحه از دکمه " بستن " استفاده کنید. این قسمت جهت نمایش است.

خروج :برای خروج از سیستم این دکمه را فشار دهید که بعد از آن اخطاری مبنی بر اینکه " آیا می خواهید از برنامه خارج شوید؟ " داده می شود. معادل دکمه خروج F11  روی صفحه کلید می باشد.

عملیات ابتدای دوره :

این منو دسترسی به موارد ابتدای دوره را برآورده می سازد.

سرمایه گذاری : این منو برای ثبت یا تغییر سرمایه را نشان می دهد. در این قسمت نام، نام خانوادگی سرمایه گذار و مقدار سرمایه را وارد کنید و سپس کلید ذخیره را فشار دهید.

 گروه مشتریان : قبل از وارد کردن حساب مشتریان باید آنها را گروهبندی کنید. این قسمت برای گروهبندی مشتریان استفاده می شود که شماره گروه بصورت خودکار گذاشته می شود.

مشتریان : پس از گروهبندی مشتریان مشخصات مشتری را وارد کنید. کد مشتری بصورت خودکار گذاشته می شود.

گروه کالاها : قبل از وارد کردن کالاها آنها را در این قسمت گروهبندی کرده تا هر کالا در گروه مخصوص به خود قرار گیرد. کد گروه به صورت خودکار وارد می شود. موارد پیش فرض شده، در قسمت گروهبندی کالا می باشد. اگر کالایی از گروه جدید باشد، می توانید ابتدا در فرم گروه کالاها گروه جدید را وارد کرده و سپس در قسمت کالاها آن گروه خاص را انتخاب کنید.

کالاها:مشخصات کالاها را با انتخاب گروه مورد نظر وارد کنید که کد کالا به صورت خودکار وارد می شود .

واحد شمارش کالا:واحد شمارش کالا را بر حسب پیش فرض آن که قبلا وارد کرده اید، انتخاب کنید. چنانچه نوع کالا، خدمت باشد آن را تیک بزنید.

گروه هزینه ها : این قسمت از بخشهای زیر تشکیل شده است. بر روی هر یک از گزینه های زیر که کلیک کنید آن گزینه به صورت پر رنگ تر نشان داده می شود.

·   موجودی ابتدای دوره : با کلیک بر روی این گزینه  می توان موجودی صندوق را مشاهده یا تصحیح کرد.

·   مشخصات سیستم  : در این قسمت می توانید مشخصات سیستم خود را مشاهده کنید.

·  متغیرهای سیستم  : شامل مواردی است که درطول دوره تغییر می کنند و عبارتند از مشتریان، نوع پرداخت، انواع هزینه ها، انواع بانکها، انواع حسابها و ... .

·   مشتریان : گروههای تقسیم بندی شده مشتریان به همراه کد و شرح آنها نشان داده شده است.      ( جهت نمایش)

·   نوع پرداخت : نحوه پرداخت را بصورت پیش فرض آورده است.

·   انواع هزینه ها : چنانچه موردی علاوه بر موارد پیش فرض وجود داشته باشد، می توانید آن را در این قسمت وارد کنید.

·   انواع بانکها : در این قسمت لیستی از نام بانکها نشان داده شده است.

·   انواع حسابها : در این قسمت فهرستی از نوع حسابهای موجود آمده است.

هزینه ها :این قسمت برای وارد کردن مقدار هزینه ها می باشد. تاریخ، مقدار و توضیحات را نیز در قسمت خود وارد کنید.

هزینه حقوق : هزینه های مربوط به حقوق کارمندان را دراین قسمت وارد کنید.

صندوق : موجودی ابتدای دوره را نشان می دهد.

بانک: بانک مورد نظر خود را از این قسمت انتخاب کنید.

اسناد دریافتی : در این قسمت مشخصات فاکتور فروش  و چک دریافتی وارد می شود.

اسناد پرداختی : در این قسمت مشخصات فاکتور خرید و چک پرداختی وارد می شود .

 واحد کالاها : در این قسمت واحد کالاها را وارد کنید تا شمارش کالا بر حسب آن واحد انجام گیرد. کد کالا به صورت خودکار وارد می شود.

بانکها : برای ثبت بانکهای مختلف با شعب و مشخصات مختلف از این گزینه استفاده می شود.

حسابهای بانکی : برای وارد کردن مشخصات حسابهای مختلف از این منو استفاده می شود.

درقسمت بانک با کلیک بر روی گزینه می توانید وارد صفحه ای شوید که نوع و مشخصات بانک را از صفحه ی بانکها برای ما تعیین می کند. با زدن علامت  در پایین صفحه بانک انتخاب شده و به صفحه ی حسابهای بانکی باز می گردید.

عملیات طی دوره : جهت انجام امور طی دوره از این گزینه استفاده می شود.

تنخواه گردان : در این قسمت نام تنخواه گردان را از فهرست پیدا کرده تاریخ و مبلغ تنخواه و توضیحات را نیز وارد کنید.

برداشت از صندوق : چنانچه کارمندی مبلغی را از صندوق بردارد، با وارد کردن مشخصات کارمند و مقدار برداشت شده از صندوق می توان این صندوق را ثبت کرد.

برگشت از خرید : چنانچه بعد از خرید کالا از آن منصرف شدید، باید در این قسمت مشخصات خواسته شده را وارد کنید.

برگشت از فروش : چنانچه پس از فروش کالا یکی از طرفین معامله منصرف شود، پس از باز گرداندن کالا باید این قسمت را پر کنید.

افزایش موجودی حساب : چنانچه مقداری به موجودی حسابی افزوده شود، در این قسمت وارد کنید.

حسابهای بانکی : برای افتتاح حساب بانکی جدید از این گزینه استفاده می شود.

فاکتور خرید : پس از خرید کالا این قسمت مانند فاکتور خرید باید پر شود.

پیش فاکتور فروش : مشخصات پیش فاکتور فروش را در این قسمت وارد کنید.

فاکتور فروش : فاکتور فروش را پس از فروش کالا در این قسمت وارد کنید.

عملیات پایان دوره : برای بستن حسابهای پایان سال از این مورد استفاده می شود. لازم به ذکر است که قبل از بسته شدن حساب ها، کلیه عملیات مربوط به بدهکاری و بستانکاری انجام شده و میزان بدهکاری یا بستانکاری سال اخیر را محاسبه می نماید. پس از انجام عملیات پایان دوره امکان تغییر حسابها وجود ندارد.

گزارشات : این قسمت برای مشاهده گزارشات می باشد.

·   فهرست قیمتهای فروش : فهرست قیمت کالاهای موجود در سیستم را نمایش می دهد.

·   فهرست موجودی ریالی کالاها : در این قسمت موجودی ریالی کالاها را می توانید مشاهده کنید.

·  فهرست موجودی و نیازمندی کالاها : سیستم با مقایسه مقدار موجودی و مقدار STOCK ، مقدار نیازمندی به کالا را تشخیص می دهد و آنها را فهرست می کند.

·   مجموع خرید روزانه : هر روز می توانیدمجموع خریدهای خود را مشاهده کنید.

·   مجموع فروش روزانه : مقدار فروش روزانه شما را نشان می دهد.

·   صورت حساب کلی مشتریان : این قسمت نشاندهنده صورت حساب کلی مشتریان در یک محدوده زمانی می باشد.

·   صورت حساب هزینه ها : صورت حساب هزینه ها را در یک محدوده زمانی نشان می دهد.

·   صورت حساب بدهکاران : برای نمایش صورت حساب بدهکاران به کار می رود.

·   صورت حساب بستانکاران : برای نمایش صورت حساب بستانکاران به کار می رود.

·   دفتر روزنامه : اطلاعات قسمت دفتر روزنامه در این قسمت آورده شده است.

·   صورت سود و زیان : مقدار سود یا زیان طی یک دوره را نمایش میدهد.

امکانات :

شامل امکانات فرعی سیستم می باشد.

_سایت قائم کامپیوتر : از طریق این منو می توانید به سایت قائم کامپیوتر متصل شوید. راهنمای Online ، GC XM را نیز می توانید ازاین سایت مشاهده کنید.

_ماشین حساب : چنانچه در محاسبات نیاز به ماشین حساب داشتید، می توانید از این گزینه استفاده کرده و روی صفحه ی مانیتور ماشین حساب را مشاهده کنید.

_یادداشت : برای یادداشتهای ضروری روی این گزینه کلیک کنید، صفحه ای سفید برای تایپ باز می شود. ضمناً بعد از تایپ یادداشت خود را باید ذخیره (save) کنید. برای ذخیره از منویFile) ) گزینهsave as)) را انتخاب کنید پنجره ای باز می شود که در آن می توانید نامی برای یادداشت خود انتخاب کرده و آن را در مسیری مشخص ذخیره کنید. با زدن گزینه save)) یادداشت شما به همان نام ذخیره می گردد.  

_نمایش درختی : چنانچه این گزینه را با علامت تیک انتخاب کنید، نمایش کنار صفحه ی مانیتور به صورت درختی خواهد بود و گر نه به صورت دکمه ای نمایش داده می شود.

_نمایش لیست جستجو : چنانچه این گزینه را با علامت تیک انتخاب کنید، قسمت لیست جستجوی وسط صفحه نمایش داده می شود و گر نه آن قسمت حذف می شود.

_نمایش لوگو : لوگوی پایین صفحه را فعال و غیر فعال می کند.

_پانل جستجو: با گذاشتن تیک پانل جستجو را در پایین صفحه ظاهر می کند و امکان جستجو را برای شما فراهم می سازد.

_اطلاعات سیستم : اطلاعات مربوط به سیستم در اولین ورود به آن را نشان می دهد.

_تنظیمات کاربر : هر کارمند می تواند بر حسب سلیقه خود سیستم را تنظیم کند.

_فارسی / انگلیسی : برای تایپ از روی صفحه کلید با این گزینه می توانید صفحه کلید را فارسی یا انگلیسی کنید. کلید F12 نیز همان کار را انجام می دهد، البته زمانی که فرمها باز باشد.

فهرست جاری : در قسمت وسط صفحه نمایش بخشی را مشاهده می کنید که محل نمایش فهرست مربوط به فرم اصلی می باشد. چنانچه بخواهید رکوردهای سمت چپ را بصورت فهرست وار مشاهده کنید از منوی"امکانات" بالای صفحه قسمت "نمایش لیست جستجو" را علامت گذاری کنید. برای بستن این فهرست می توانید از دکمه بالای همین قسمت استفاده کنید .

نمایش درختی و دکمه ای :  قسمت سمت چپ صفحه نمایش منوی اصلی بالای صفحه را به صورت درختی و یا دکمه ای نشان می دهد. همان طور که مشاهده می کنید هر درخت دارای تعدادی شاخه یا زیر شاخه می باشد. علامت "+" کنار شاخه اصلی نشاندهنده آن است که زیر شاخه هایی موجود است، ولی علامت "_" نشاندهنده آن است که زیر شاخه نمایش داده شده است. چنانچه بخواهید به صفحه ی مورد نظر بر روی درخت دسترسی پیدا کنید می توانید روی رکمه مورد نظر کلیک کرده و قسمت فرم اصلی را مشاهده کنید. برای تبدیل نمودار درختی به دکمه ای و بر عکس از قسمت منوی اصلی/ امکانات/ تیک کنار نمایش درختی را بردارید تا همان منوها را به صورت دکمه ای مشاهده کنید.

جستجو: 

برای جستجوی رکوردی خاص هنگامی که تعداد رکوردها زیاد باشد می توانید از پانل جستجو استفاده کنید.

چنانچه این پانل فعال نباشد، برای نمایان کردن آن از منوی اصلی / امکانات/ پانل جستجو را فعال کرده و از طریق آن رکورد مورد نظر را بیابید.

دو روش برای جستجو در این سیستم وجود دارد:

١ـ دقت  جستجو : دقت جستجو باعث می شود که که خارج از فرم مورد نظر و در هر یک از منوها که باشید بدون در نظر گرفتن فرم و منوی جاری رکورد مورد نظر را از میان تمام رکوردها جستجو کند. برای این منظور روی دکمه سمت راست کلیک کنید تا پنجره ای جهت جستجو برای شما باز شود. در این پنجره یکی از مشخصات خواسته شده را وارد کنید و دکمه جستجو را کلیک کنید. چنانچه رکورد مورد نظر وجود داشته باشد بصورت کامل در همان صفحه نمایش داده می شود. با کلیک بر روی "نمایش کل جدول" تمام رکوردها نمایش داده می شود.

٢ـ جستجو : چنانچه در منوی خاصی بخواهید جستجو انجام دهید، روی کلمه جستجوی سمت چپ کلیک کنید. برای این نوع جستجو باید فرم و فهرست جاری مورد نظر باز باشد. کلمه مورد نظر را در قسمت تعیین شده کلیک کرده و دکمه جستجو را بزنید. با زدن این دکمه رکورد مورد نظر بر روی فرم اصلی نمایش داده شده و بر روی فهرست، کلید مورد نظر تغییر رنگ می یابد.

لوگوی  GC:در پایین پانل جستجو ورژن و اسم شرکت و سال تولید نرم افزار بصورت لوگو نمایش داده شده است.

پایین ترین منو :در این قسمت کلیدهای اساسی آورده شده است که معادل دکمه های درون برنامه می باشد.همچنین ساعت و تاریخ و زبان تایپ صفحه کلید را نشان می دهد.